evento masivo
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El Blog de tuToque te la pone fácil con 5 pasos imprescindibles en la organización de eventos empresariales.

 Mucho se escribe, habla y comenta sobre la forma correcta de organizar un evento empresarial y en Internet encontramos miles de fórmulas, listas de chequeo, e-books, tutoriales y talleres para ejecutivos.

Primero que todo te aclaramos que NO EXISTE un método único – ¡olvídate de eso! -, lo único cierto es que queremos hacerte la vida más fácil seleccionando la mejor información de acuerdo a nuestra experiencia, por eso te presentamos a continuación, los 5 imprescindibles en la organización de eventos empresariales.

1.   Establecer objetivos para un evento empresarial

 

Piensa en tu principal motivación y no pierdas nunca el foco. Algunos objetivos comunes son capacitar a tu personal, atraer clientes potenciales, fidelizar a los que ya tienes, promocionar la imagen de tu empresa o premiar a tus proveedores.

Una vez tu objetivo está claro, debes pensar en el mensaje y la experiencia que le ofrecerás a tus invitados; esto te dará claridad para tomar decisiones sobre presupuesto, actividades y tiempos de ejecución.

2.   Diseño del evento empresarial

 

Es un ejercicio de planificación que sirve para ponerle límite al alcance de tu evento. El correcto direccionamiento de esta etapa tendrá repercusiones en la posterior logística y producción del evento.

Presupuesto

Es importante que hagas una proyección de costos para justificar el gasto. Pregunta a tus proveedores si están dispuestos a patrocinar el evento de alguna manera, pues esto ayudaría a disminuir los costos totales del evento. Separa un 15% para imprevistos y nunca olvides ofrecer una contraprestación por los patrocinios recibidos.

Equipo de trabajo o Staff

Serán tu familia antes, durante y después del evento, así que les puedes confiar responsabilidades y guiar durante todo el proceso. Al final, un reconocimiento o felicitación demostraran tu agradecimiento hacía ellos.

Público objetivo

Son la razón de ser del evento y la causa de tus trasnochos en las próximas semanas. No importa si son directivos, proveedores, empleados o clientes, todos tienen intereses y atenciones diferentes, así que piensa en ellos para diseñar tus invitaciones, acreditaciones, acomodación, actividades y patrocinio, y preocúpate por hacer que se sientan cómodos.

Formato

Dependiendo del tipo de evento, tomarás decisiones relacionadas con la acomodación, branding, convocatoria y lugar. Una exhibición de productos no es igual a un seminario académico, ni un coctel se asemeja a un evento deportivo, pues cada uno requiere logísticas y públicos diferentes.

Fecha y Lugar

Escoger una buena fecha es complicado con tantos días festivos y efemérides. Una buena fecha es la que no se cruza con otra celebración importante y te da tiempo suficiente para lanzar la convocatoria, enviar las invitaciones, confirmar asistencia y realizar el montaje del evento.

3.   Montaje del evento empresarial

 

Sonido e Iluminación

indispensables en cualquier evento. No importa si es para 50 o 1000 invitados, necesitarás asegurar un buen proveedor que disponga sus equipos a la hora que lo requieras. En este caso es posible negociar un descuento o rebaja, pero no te confíes demasiado pues la calidad y cantidad de los equipos tendrá gran impacto en el desempeño de tu evento. Debe quedar montado y probado preferiblemente un día antes.

Branding

un evento se enfoca en difundir mensajes y construir relaciones, por esa razón debes incluir en tu estrategia de comunicaciones la creación de logos y slogan para el evento, colocación de pendones, imágenes en pantalla, papelería y material POP, mesas de inscripción y souvenirs, entre otros que ayudarán a darle identidad y reconocimiento de marca a tu evento.

Invitaciones y convocatoria

separa tiempo para hacer un listado de tus invitados y luego diseña una tarjeta que puedas distribuir física y virtualmente. Dependiendo del evento, puedes enviar tus invitaciones hasta con un mes de antelación, eso sí, nunca olvides llamar a todos tus invitados para confirmar su asistencia por lo menos una semana antes del evento.

En este punto ya has creado toda la infraestructura necesaria para la realización de tu evento y todas las acciones deben estar alineadas. Lo que sigue es ponerte tu mejor traje y llegar temprano para hacer un rápido chequeo de todo lo esencial.

4.   Desarrollo del evento empresarial

 

Coordinador

si no eres tú, delega en alguien de confianza. Sea quien sea, no debe estar corriendo por todas partes, pero sí debe tener la capacidad de solucionar contratiempos y estar alineado y coordinado con el resto del equipo. Estará pendiente de la llegada y acomodación de los invitados VIP, y tendrá que sincronizar la agenda del evento con los demás responsables.

Agenda

es una ayuda indispensable para llevar el control durante el evento; además de alinear, coordinar y sincronizar, nos permite decidir rápidamente en caso que el plan no salga como lo habíamos calculado.

Refrigerio

aquí es donde te puedes poner creativo y contratar lo que te parezca más acorde con tus invitados, sin embargo, ten presente que la comida tiene complicaciones en su preparación, transporte y manipulación, razones por las cuales debes contratar un proveedor confiable.

Difusión y cobertura

un evento ampliamente difundido es un evento concurrido, o al menos eso es lo que dicen. Independientemente de los medios que elijas, difunde tu información al menos con un mes de anticipación de manera periódica y constante. Durante el evento no te olvides sugerir un hashtag a tus asistentes, es probable que tu evento se convierta en una tendencia social.

Ya terminaste la prueba de fuego, ahora sí a evaluar los aspectos más relevantes del evento.

5.   Evaluación del evento empresarial

 

Indicador de satisfacción:

es una medida para saber si los asistentes al evento se sintieron cómodos con la experiencia y si definitivamente asocian ese beneficio con la marca que lo promovió. Se puede cuantificar a través de una encuesta, comentarios en redes sociales y correos electrónicos, o incluso en las noticias que se publiquen en medios de comunicación.

Indicador de cumplimiento

es una medida para saber si todo el esfuerzo que hiciste ayudó a que se cumpliera tu objetivo. ¿Cuántas entradas vendiste?, ¿se agotaron?, ¿obtuviste los clientes que necesitabas?, ¿firmaste los convenios que te habías propuesto?

Indicador de presupuesto

es una medida para saber si el presupuesto asignado a la organización del evento se cumplió. ¿Cuáles fueron los costos totales?, ¿valor unitario por asistente?, ¿cuentas de cobro pendientes por pagar o cobrar?

Aunque cada evento es un mundo y una experiencia totalmente diferente, si tienes en cuenta estos cinco pasos -indispensables- para la organización de tu evento empresarial, podrás salir adelante y quedarás muy bien con tus invitados.

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Contenido curado por: Redacción tuToque.co